INTEGRITETSPOLICY FÖR ADVOKATFIRMAN ARXIS
1 Inledning
Din integritet är viktig för Advokatfirman Arxis AB, nedan Arxis. Denna integritetspolicy, nedan Integritetspolicyn, beskriver hur Arxis behandlar personuppgifter för bland annat följande personer.
• Firmatecknare som ingår avtal med Arxis för klients räkning
• Ägare till klienter som ingår avtal med Arxis
• Kontaktpersoner hos klienter som ingår avtal med Arxis
• Kontaktpersoner hos potentiella klienter och andra intressenter
• Motparter som är fysiska personer och kontaktpersoner hos motparter (juridiska personer)
• Andra personer som förekommer i uppdraget
• Leverantörer och samarbetspartners
Arxis är personuppgiftsansvarig för den behandling som sker av dina personuppgifter, och du kan när som helst kontakta Arxis för att ställa frågor om Arxis hantering (se kontaktuppgifterna i punkt 10). Du måste inte lämna personuppgifter till Arxis, förutom när det följer av lag (exempelvis vid editionsföreläggande), men du inte gör det kan det leda till att Arxis inte kan åta sig uppdrag eller att Arxis inte kan fullgöra uppdraget helt och hållet.
Integritetspolicyn syftar till att ge dig information om hur Arxis behandlar dina personuppgifter och om dina rättigheter i samband med denna behandling.
Personuppgifter är all den information som direkt eller indirekt kan kopplas till en idag levande fysisk person, exempelvis namn, personnummer, adresser och telefonnummer. All information som Arxis samlar in om dig har en koppling till Arxis advokatverksamhet. Arxis använder inte informationen till något annat.
Arxis kommer alltid följa gällande lag om hur dina personuppgifter får behandlas, däribland dataskyddsförordningen (även kallad GDPR), dataskyddslagen och annan tillämplig lag. Därutöver är Arxis skyldiga att iaktta sekretess i fråga om information som förekommer i Arxis klientrelaterade verksamhet, i enlighet med lag samt Sveriges advokatsamfunds vägledande regler för god advokatsed. Arxis skyldighet att iaktta sekretess i klientrelaterade ärenden förhindrar Arxis normalt att röja information hänförlig till sådant ärende, utan klientens godkännande. Detta är relevant även i fråga om andra personuppgifter än klientens egna uppgifter, som Arxis i ärenden kan behöva behandla som ett nödvändigt led i Arxis professionella advokatverksamhet för att tillvarata Arxis klienters intressen på ett ändamålsenligt sätt.
2 Vilka personuppgifter samlar Arxis in om dig och varför?
Vilken kategori av registrerade du tillhör avgör vilka personuppgifter som behandlas om dig och för vilka syften. I bilaga 1 finns en sammanställning över vilka personuppgifter för respektive kategori som behandlas, varför och hur länge.
2.1 Firmatecknare som ingår avtal för klienters räkning
Personuppgifter som behandlas är bland annat namn, personnummer, kopia av legitimationshandling och arbetsgivare. Detta gör Arxis bland annat för att kunna anta ett uppdrag och genomföra penningtvättskontroll.
2.2 Verklig huvudman för klient
Personuppgifter som behandlas är bland annat namn, personnummer och aktieinnehav eller motsvarande. Detta gör Arxis bland annat för att kunna genomföra obligatoriska jävs- och penningtvättskontroller.
2.3 Företrädare och kontaktperson för klient, tillika för potentiell klient
Personuppgifter som behandlas är bland annat namn, e-postadress, arbetsgivare och position. Detta gör Arxis bland annat för att kunna anta ett uppdrag, besvara frågor, utföra och administrera uppdrag och för redovisnings- och faktureringsändamål.
2.4 Motpart som är fysisk person
Personuppgifter som behandlas är bland annat ditt namn, personnummer (eller annan information om födelsedata), e-postadress, telefonnummer m.m. Detta gör Arxis bland annat för att kunna genomföra erforderliga jävskontroller.
2.5 Övriga motparter, tillika för potentiella motparter
Personuppgifter som behandlas kan gälla företrädare, kontaktperson, anställda och personer i ledande befattningar och är bland annat namn, personnummer, e-postadress, telefonnummer m.m. Detta gör Arxis bland annat för att kunna genomföra erforderliga jävskontroller och för att kunna fullgöra Arxis klientuppdrag på ett fullständigt sätt.
2.6 Andra personer som kan förekomma inom ramen för uppdraget
Med andra personer som kan förekomma i uppdraget avses till exempel motpartsombud, anställd hos klient, för uppdraget anlitade konsulter, vittnen m.fl. Personuppgifter som behandlas angående sådana person är bl.a. namn, titel, arbetsgivare och kontaktuppgifter. Detta gör Arxis bland annat för att kunna fullgöra Arxis klientuppdrag på ett fullständigt sätt.
3 Hur samlas personuppgifterna in?
Personuppgifterna lämnas till Arxis av, eller på uppdrag av, dig, klienten, potentiell klient, motpart, motpartsombud eller annan person som förekommer i uppdraget, eller inhämtas av Arxis från sådana personer eller från privata eller offentliga register eller källor, eller på annat sätt.
4 Hur delar Arxis informationen med andra företag?
4.1 Arxis verksamhet omfattas av stränga regler om sekretess och Arxis delar inte med sig av någon typ av klient- eller ärendeinformation i strid med de regelverk som gäller för advokatverksamhet. Arxis kommer inte att lämna ut personuppgifter till utomstående annat än i de fall då 1) det särskilt överenskommits mellan Arxis och dig, 2) då det inom ramen för ett visst uppdrag är nödvändigt för att tillvarata dina rättigheter, 3) om det är nödvändigt för att Arxis ska fullgöra lagstadgad skyldighet eller efterkomma myndighetsbeslut eller beslut av domstol, eller 4) för det fall Arxis anlitar utomstående tjänsteleverantörer som utför uppdrag för Arxis räkning.
4.2 Exempel på mottagare av personuppgifter är:
• Klients revisor eller annan person i enlighet med klientens instruktioner.
• Finanspolisen när och i den utsträckning Arxis är skyldiga att göra det enligt lagen om åtgärder mot penningtvätt och terrorism.
• När Arxis har klientmedel för klienten hos banken, till Arxis bank när banken begär upplysning om klienten och verklig huvudman och Arxis dokumentation kring detta enligt lagen om åtgärder mot penningtvätt och terrorism, förutsatt att klienten som ett villkor för användandet av vårt klientmedelskonto har samtyckt separat till att sådant utlämnande får ske.
• Advokatsamfundet när och i den utsträckning Arxis är skyldiga att göra det enligt Advokatsamfundets regelverk.
• Myndighet eller annan när och i den utsträckning Arxis är skyldiga att göra det enligt tillämplig lag.
• Arxis ansvarsförsäkringsgivare, Arxis mäklare av ansvarsförsäkring, ombud Arxis eller sådan ansvarsförsäkringsgivare anlitat, Kronofogdemyndigheten, inkassoföretag, domstol, skiljenämnd eller Arxis motpart eller dess ombud i den utsträckning det är nödvändigt för att tillvarata Arxis rättsliga intressen.
• Kundens försäkringsgivare (rättsskyddsförsäkring), motpart, motpartsombud, skiljenämnd, domstol, myndighet, bank, annan med anknytning till uppdraget engagerad konsult eller liknande person i den utsträckning det är nödvändigt för att tillvarata klientens intressen och inte strider mot klientens instruktioner.
4.3 Arxis använder sig av ett antal servertjänst-, databas- och programleverantörer för att hantera dina personuppgifter och kommunikationen med dig. Arxis ingår alltid avtal med dessa externa parter som lyder under sekretess och uppfyller de krav som ställs i gällande lag på hur överföring av personuppgifterna får ske samt hur dina personuppgifter får behandlas. På så sätt garanteras säkerheten samt sekretessen avseende dina personuppgifter.
5 Överföring till andra länder
Arxis för normalt inte över dina personuppgifter till något land utanför EU eller EES. Däremot kan det på grund av ditt ärendes natur vara nödvändigt att överföra personuppgifter till ett sådant land om ditt ärende exempelvis kräver biträde av ett utländskt ombud eller rör en internationell transaktion eller tvist. Sådan överföring kommer alltid ske på ett säkert och lagligt sätt.
6 Dina rättigheter
Det är Arxis skyldighet att endast behandla personuppgifter som är korrekta, relevanta och nödvändiga med beaktande av Arxis ändamål, och du har rätt att kontrollera att så sker. Arxis ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning. Arxis kommer på din begäran eller på eget initiativ att rätta, avidentifiera, radera eller komplettera uppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande.
På grund av att Arxis verksamhet lyder under advokatsekretess finns det vissa undantag i de nedan redovisade skyldigheterna. Om du vill använda någon av dina rättigheter ovan är du välkommen att kontakta Arxis. Kontaktuppgifter finns i punkt 10. Du har rätt att:
• Få tillgång till dina personuppgifter.
• Begära rättelse av dina personuppgifter.
• Begära radering av dina personuppgifter.
• Begära begränsning av behandling.
• Begära dataportabilitet.
• Begära att Arxis upphör att behandla dina personuppgifter för direkt marknadsföring.
• Rikta klagomål mot Arxis behandling av dina personuppgifter och efterlevnad av lag till Datainspektionen. Detta kan ske på telefon 08-657 61 00 eller per e-post datainspektionen@datainspektionen.se.
7 Marknadsföring
Du har alltid rätt att invända mot direkt marknadsföring genom att skicka ett mail till Arxis på info@arxis.se. När Arxis har mottagit din invändning kommer Arxis att upphöra med att behandla personuppgifterna för sådant marknadsföringsändamål. Du kan alltid kontakta Arxis på info@arxis.se eller avregistrera dig från Arxis nyhetsbrev och dylika utskick.
8 Ändringar i Integritetspolicyn
Ibland kan Arxis komma att göra ändringar i Integritetspolicyn. Om Arxis gör väsentliga ändringar i Integritetspolicyn kommer Arxis att skicka dig ett tydligt meddelande utifrån vad som är lämpligt med hänsyn till omständigheterna, t.ex. genom att skicka ett e-postmeddelande eller sms till dig. Därför ber Arxis dig vänligen se till att du läser alla sådana meddelanden noggrant.
9 Information om cookies, annan teknik och tredje parts datainsamling
När du använder webbplatsen www.arxis.se registrerar Arxis information om din användning. Denna information omfattar vilka sidor du besöker och hur du beter dig på webbplatsen. För information om Arxis användning av cookies, se Arxis cookiespolicy. Denna policy beskriver användningen av cookies och annan teknik på Arxis webbplats.
10 Kontaktuppgifter
Tack för att du har läst Arxis Integritetspolicy. Har du frågor kring Arxis behandling av personuppgift är du välkommen att ta kontakt.
Advokatfirman Arxis AB
Box 7678, 103 95 Stockholm, Sverige
Telefon 08-20 41 10
E-post info@arxis.se